Verwaltungsassistenten / Office Manager (m/w/d) - #2137535

Für unser Team Organisation & Personal suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Verwaltungsassistenten / Office Manager (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit (mindestens 25h/Woche) und befristet auf 24 Monate

Die gemeinnützige Brost-Stiftung mit Sitz in Essen gehört zu den großen Stiftungen in Deutschland. Im Sinne der Stifterin Anneliese Brost, fördert die Brost-Stiftung heute Projekte mit Schwerpunkt in den Bereichen Kunst und Kultur, Jugend- und Altenhilfe, Volks- und Berufsbildung, öffentliches Gesundheitswesen und öffentliche Gesundheitspflege, Wohlfahrtspflege sowie mildtätige Zwecke. Der Fokus liegt dabei auf dem Ruhrgebiet, der Heimat von Anneliese Brost, dessen Identität gestärkt werden soll

Ihre Aufgaben

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  im Bereich Organisation:
  
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  Allgemeine Assistenztätigkeit im Bereich der allgemeinen Stiftungsverwaltung, einschließlich Terminkoordination und Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz
  
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  Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen
  
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  Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung (Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Klärung offener Posten, etc.)
  
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  Reiseplanung und Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen
  
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  Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts
  
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  Mitwirkung an Projekten im Bereich Organisation
  
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  im Bereich Personal:
  
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  Unterstützung der Personalsachbearbeitung, einschließlich Pflege der Personalakten und Vorbereitung von Arbeitsverträgen
  
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  Mitwirkung bei organisatorischen Aufgaben im Personalbereich, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, der Koordination von Bewerbungsgesprächen und der Pflege von Bewerberunterlagen einschließlich der Unterstützung bei Onboarding neuer Mitarbeitender
  
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  Administrative Begleitung von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeitende
  
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  Unterstützung bei der Umsetzung von Personalprojekten und -initiativen
  

Ihr Profil

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  Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
  
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  Mehrjährige zur ausgeschriebenen Stelle passende Berufserfahrung
  
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  Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umfang mit den üblichen MS Office Anwendungen einschließlich MS Teams, Kenntnisse des DM-Systems ELO von Vorteil
  
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  Vertraut mit cloudbasierten Anwendungen und digitalen Kommunikationswegen
  
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  Deutschkenntnisse C1, sehr gute Rechtschreibung und Grammatik
  
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  Kommunikationsfähigkeit, Organisations- und Koordinationsgeschick
  
• Eigeninitiative und Bereitschaft, Neues zu lernen
  
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  Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
  
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  Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit mit Menschen